Embora não existam estatísticas ou dados oficiais, nossa experiência com assessoria em licitações permite a constatação de que entre 70%a 80% dos insucessos das empresas em licitações decorre da inabilitação por falhas na apresentação da documentação. Como já falamos anteriormente, em especial na série “Licitações para Leigos” é fundamental toda a atenção na preparação da documentação de habilitação. Mas esse trabalho pode ser facilitado com algumas dicas práticas que acumulamos ao longo do tempo, preparando e revisando documentos de habilitação dos nossos concorrentes. Vamos a elas
1 – Faça um check list de todos os documentos solicitados
Como o processo de licitação é regido por uma legislação própria que já define quais os documentos devem ser apresentados para habilitação, as empresas que normalmente participam desses processos já têm essa documentação separada e organizada. No entanto, raramente um edital se atém aos documentos definidos pela Lei 8.666 sem solicitar outras documentações não listadas nessa lei. Portanto, antes de qualquer coisa é fundamental a leitura atenta do Edital e de todos os seus anexos.
A lista de documentos solicitados é geralmente apresentada em uma seção própria, mas muitas vezes, em outras seções ou anexos do Edital encontramos instruções complementares para a apresentação destes documentos que, se não obedecidas, podem inabilitar a licitante.
Sendo assim, a primeira providência é a preparação de um check-list listando todos os documentos solicitados e as principais exigências do Edital a respeito desses documentos. Sugerimos que o check list seja formatado em uma tabela com as colunas Documentos, Modelo/Quantitativos (indicando os quantitativos para os atestados e/ou os modelos fornecidos pelo Edital para a apresentação da informação), Responsável pela obtenção/fornecimento do documento e Status. Como o prazo é único, essa é uma coluna dispensável.
Esse check-list pode incluir também as tarefas para a confecção das propostas e deve ser o documento-chave que irá guiar toda a preparação da empresa para participar da licitação. Ele deve ser simples e claro. Detalhes e observações mais específicas devem ser deixados para o ponto 2 de nossas dicas
2 – Crie uma folha de rosto para cada documento e monte a pasta da licitação
A partir do check list, crie uma folha de rosto para cada documento. Nessa folha inclua a seção, item e subitem do Edital, onde o documento foi solicitado e TODAS as exigências a respeito daquele documento que, como dissemos, nem sempre estão listadas somente na seção relativa à Habilitação. Especialmente no que se refere aos Atestados, muitas vezes encontramos exigências no Termo de Referência que não foram compiladas na seção Documentos de Habilitação. A seguir, dois exemplos das informações que devem constar na folha de rosto dos documentos:
Imprima as folhas de rosto e organize-as em uma pasta, na ordem em que os documentos foram solicitados. A partir daí, vá incluindo todos os documentos nesta pasta, na medida em que os for obtendo. Também utilize as folhas de rosto para fazer quaisquer anotações/observações sobre os documentos.
3 – Em caso de dúvida submeta questionamentos à Comissão de Licitação
Ao montar o check-list e as folhas de rosto, não é raro nos depararmos com dúvidas com relação à forma como os documentos devem ser apresentados e/ou aos requisitos solicitados. Nestes casos SEMPRE questione a Comissão de Licitação, quantas vezes forem necessárias até não restar nenhuma dúvida. Se necessário encaminhe cópias dos documentos sobre os quais tem dúvidas, solicitando que a Comissão informe se os mesmos serão aceitos ou não.
Como medida de segurança, quando a resposta ao questionamento sinalizar a aceitação de um documento de forma diversa à estabelecida no edital, imprima esta resposta e apresente junto com o documento.
Por exemplo: na “Folha de Rosto para Documentos – Exemplo 2” está destacada uma observação mencionando que os atestados da empresa estão com o quantitativo em m² ao invés de pontos instalados, como exigido no Edital. Supondo que este questionamento tenha sido submetido e a Comissão de Licitação tenha respondido que serão aceitos atestados com quantitativos em m², é importante, por segurança, imprimir essa resposta e apresentá-la junto com o Atestado.
4 – Certifique-se que a revisão seja feita por mais de uma pessoa
Reunidos os documentos, os mesmos devem ser revisados, preferencialmente por mais de uma pessoa, sendo uma dessas, se possível, um advogado especialista em licitações. A revisão por uma pessoa externa é importante porque, por mais cuidadoso que seja o responsável pelo processo, por estar tão envolvido com o mesmo muitas vezes algum detalhe acaba passando despercebido.
5 – Monte o envelope de Habilitação de forma absolutamente organizada
Ainda que o Edital não solicite, crie um índice dos documentos de habilitação, inclua uma folha de rosto para cada documento, numere todas as páginas e apresente seus documentos encadernados. Nem todos os editais pedem esse nível de organização, mas esta é a melhor forma de apresentar os seus documentos.
Para confeccionar o Índice você pode tomar como base o seu check-list.
Como folhas de rosto utilize as mesmas que foram feitas para a organização dos documentos, suprimindo as observações internas, mas destacando e justificando eventuais informações complementares e/ou diversas ao pedido no Edital. Seguindo o Exemplo 2 anterior, se a Comissão de Licitação aceitou a apresentação do Atestado com quantitativo diferente do solicitado, a folha de rosto deve conter essa informação:
Após reunir todos os documentos e anexos, numere todas as páginas e SEMPRE apresente os documentos encadernados, por maior que seja seu volume. Isso vai garantir que seus documentos não sejam “abduzidos” por um concorrente ou pessoa não confiável – e isso, infelizmente, às vezes não acontece.
Por fim, identifique seu envelope RIGOROSAMENTE de acordo com o solicitado no Edital. Na maioria das licitações o Edital fornece, inclusive, o modelo da etiqueta que deve ser usada para identificar o conteúdo. Caso não forneça, as informações que devem constar na identificação são: nº do processo, órgão que está licitando, razão social, CNPJ e endereço completo do licitante.
E são essas, basicamente, nossas dicas para precaver-se de uma inabilitação. Simples e muito fáceis de serem postas em prática, mas com resultados efetivos!