Neste segundo post (e nos próximos) vamos abordar os primeiros passos na preparação da empresa para licitar, que basicamente resumem-se à reunir e organizar toda a documentação necessária, posto que toda a seleção de fornecedores do setor público se dá através da análise de sua documentação de qualificação.
Como o assunto é extenso, neste post apresentamos somente as exigências referentes à documentação e nos próximos abordaremos as questões relativas aos Atestados de Acervo Técnico, SICAF, cadastros e dicas de como organizar e manter a documentação.
Para quem está chegando agora, a série “Licitação para Leigos” reúne as dicas e conceitos básicos de licitações que a E3 considera mais importantes para quem está começando ou pretende começar a competir nesse mercado. Esse material de forma alguma pretende esgotar o tema, mas ser um ponto de partida para futuros licitantes, que devem, SEMPRE, buscar mais conhecimento e a assessoria adequada para competir nesse mercado.
[spacer]Em primeiro lugar: Quem está apto a participar de licitações?
Antes de qualquer coisa é fundamental saber que para participar de licitações uma empresa precisa estar 100% regularizada, legalizada e em dia com todas as suas obrigações. Na habilitação das empresas, ou seja, na definição de quem pode participar de uma licitação, são analisados quatro aspectos nos quais a empresa deverá estar rigorosamente em dia:
- Constituição jurídica;
- Regularidade fiscal e trabalhista, nas esferas federal, estadual e municipal
- Situação econômico-financeira.
- Qualificação técnica
Para cada um destes pontos a Lei 8.666 estabelece uma série de critérios que devem ser atendidos integralmente, como veremos na sequência.
[spacer]Documentação, Habilitação & Qualificação em Licitações
Como dissemos, todo o processo de seleção de fornecedores do setor público está baseado na análise de documentos. Por isso reunir toda a documentação exigida pela Lei 8.666 é o primeiro passo para quem pretende participar de licitações. Antes de entramos na lista destes documentos, no entanto, é importante diferenciar o que são documentos de Habilitação e de Qualificação:
- Habilitação – são documentos que comprovam que a empresa atende aos critérios mínimos indispensáveis para a participação na licitação. Se a empresa não possuir esta documentação, simplesmente não pode participar do processo.
- Qualificação – são documentos que demonstram a qualificação e diferenciais de cada empresa: atestados, certificações, diplomas da equipe técnica, etc. São exigidos em licitações do tipo “Técnica e Preço” ou “Melhor Técnica” e a comissão responsável estabelece critérios de pontuação para avaliá-los. Não são obrigatórios, mas pontuáveis e comporão a Nota Técnica da empresa.
Documentos para Habilitação
A seguir estão listados os documentos de habilitação previsto na Lei 8.666. Como existe autonomia dos órgãos públicos para definir suas próprias regras de licitação, podem ser exigidos outros documentos além destes, em processos específicos, desde que a exigência não viole os princípios da Lei de Licitações nem restrinjam o caráter competitivo do processo. Mas, para quem vai começar, reunir e manter atualizados os documentos a seguir é preparação suficiente.
Lembrando que os documentos a serem apresentados são sempre cópias impressas e autenticadas por Tabelião, com exceção das declarações obtidas via internet.
[spacer]Habilitação Jurídica
A habilitação jurídica diz respeito à constituição da empresa. Tem por finalidade demonstrar a existência legal da empresa, a legitimidade de sua representação e sua aptidão para assumir obrigações com a Administração. Os documentos exigidos para a Habilitação Jurídica variam de acordo com o tipo de empresa:
- Cédula de identidade;
- Registro comercial, no caso de empresa individual;
- Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais, e, no caso de sociedades por ações, acompanhado de documentos de eleição de seus administradores;
- Inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício;
- Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País, e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a atividade assim o exigir.
Regularidade Fiscal e Trabalhista
Comprova que a empresa está em dia com suas obrigações Tributárias (nos âmbitos federal, estadual, municipal) e Trabalhistas (seguridade social e fundo de garantia por tempo de serviço). Lembrando que Regularidade e Quitação não são o mesmo: Regularidade é tão somente a comprovação de que a empresa atende todas as exigências fiscais.
- Prova de Inscrição no Cadastro de Pessoas Física e Jurídicas: Cadastro de Pessoa Física – CPF e Cadastro Nacional de Pessoa Jurídicas – CNPJ, expedidos pela Secretaria da Receita Federal
- Prova de Inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS/ISS: Inscrição Estadual ou Municipal, da UF sede do licitante de acordo com seu ramo de atividade e compatível com o objeto da licitação. A Inscrição Estadual é emitida pelas Secretarias de Estado da Fazenda e Planejamento.
- Prova de Regularidade com a Fazenda Federal: Apresentação da Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais emitida pela Receita Federal. Pode ser obtida no site e é válida por 30 dias.
- Prova de Regularidade com a Fazenda Estadual: Certidão Negativa de Débitos emitida pelas Secretarias da Fazenda Estaduais. Pode ser solicitada nos postos de atendimento da respectiva secretaria e tem validade de 90 (noventa) dias.
- Prova de Regularidade com a Fazenda Municipal: Certidão Negativa de Débitos Municipais, deve ser solicitada nas Secretarias Municipais da Fazenda ou de Finanças do município sede da empresa.
- Prova de Regularidade com a Procuradoria da Fazenda Nacional: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional. Pode ser solicitada pela web e tem validade de 30 dias.
- Prova de Regularidade com a Seguridade Social: Certidão Negativa de Débitos – CND Embora prevista na lei 8.666, esta certidão deixou de ser emitida desde de 03/11/2014, quando os débitos de seguridade foram incluídos na Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições.
- Prova de Regularidade com FGTS: É emitida pela Caixa Econômica Federal, com prazo de validade de 30 dias.
Qualificação Técnica
É o conjunto de documentas que comprova que a empresa está apta para entregar/executar o objeto que está sendo licitado. Basicamente a empresa precisa comprovar sua “aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível em características, quantidades e prazos com o objeto da licitação, e indicação das instalações e do aparelhamento e do pessoal técnico adequados e disponíveis para a realização do objeto da licitação, bem como da qualificação de cada um dos membros da equipe técnica que se responsabilizará pelos trabalhos”. (Lei 8.666/93)
Os documentos de Habilitação/Qualificação Técnica incluem:
- Registro ou inscrição na entidade profissional competente;
- Atestados de Capacidade Técnica – Operacional, em nome da empresa
- Atestados de Capacidade Técnica Profissional, em nome dos profissionais que compõem a equipe da empresa
- Comprovação de vínculo dos profissionais listados na equipe técnica com a empresa licitante
Como existem uma série de exigências e condições específicas para a apresentação dos Atestados de Acervo Técnico, trataremos sobre este assunto no próximo post da série “Licitações para Leigos”.
[spacer]Qualificação Econômica Financeira
Garante ao tomador que a empresa terá capacidade financeira de fornecer o produtos/serviço ofertado. Como dissemos em outros posts, o Governo só paga após o recebimento do todo ou de partes do objeto licitado. Além disso, o pagamento se dá com prazos que podem se estender por até cinco meses após a entrega. Então para vender para os órgãos públicos a empresa precisa dispor de recursos financeiros para bancar toda a produção ou execução até o primeiro recebimento.
Os documentos exigidos pela Lei 8.666 para esta comprovação são:
- Balanço Patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício
- Certidão Negativa de Falência, Concordata e de execução patrimonial
- Índices de Liquidez que comprovam a boa situação financeira do licitante. Os três índices mais usados são os índices de Liquidez Geral – LG, Solvência Geral – SG e Liquidez Corrente – LC Os índices são obtidos através de fórmulas, calculadas com os valores extraídos do balanço patrimonial e sempre devem ser acompanhados pelas respectivas memórias de cálculo, assinadas por contador registrado no CRC.
- Capital Social ou Patrimônio Líquido mínimo até o limite de 10% do valor total do contrato, comprovado pelo Balanço Patrimonial
- Garantia de Participação ou Garantia de Proposta: corresponde ao recolhimento de valor correspondente a 1% do valor do contrato a ser licitado – em geral pode ser recolhida através de caução em dinheiro ou títulos da dívida pública; seguro-garantia ou fiança bancária. É devolvida aos licitantes não selecionados 30 dias após a homologação do processo.
Observação importante: Como publicamos anteriormente no artigo “Exigências excessivas em Editais & Assessoria em Licitações”, a exigência simultânea de Garantia de Proposta + Capital Social mínimo integralizado vai de encontro ao estabelecido no Artigo 31 da Lei 8.666 e pode ser usado como argumento para impugnação de licitação, por ser considerado exigência excessiva e restritiva à competitividade do processo.
[spacer]Documentação Complementar
Além dos documentos de Habilitação, a Lei 8.666 também exige que as licitantes apresentem algumas declarações formais:
Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos – no qual a empresa declara que não existem fatos que a impedem de licitar
Declaração de Emprego de Menores – no qual a empresa declara que não utiliza mão-de-obra direta ou indireta de menores.
[spacer]Para saber mais
Legislação Consolidada de Licitações - TCU